Die Online-Terminvergabe über die eigene Homepage verändert die Arbeit in Arztpraxen positiv. Doch was muss dabei beachtet werden?

Die Möglichkeiten des Internets begleiten die Menschen mittlerweile durch sämtliche Lebensbereiche. Immer mehr Bürger nutzen das Smartphone für ihre alltäglichen Erledigungen. So ist es auch bei den Patienten, die eine Arztpraxis aufsuchen. Viele Praxen haben bereits eine eigene Homepage, andere sind zumindest über eine Auflistung im Internet zu finden. Hier kommen Arztpraxen an den Punkt, an dem sie ihre Online-Präsenz für sich und ihre Patienten weiter ausschöpfen können. Eine Funktion, mit der die Kunden Termine bei ihren Ärzten des Vertrauens selbst heraussuchen und online buchen können, wäre ein zeitgemäßer Schritt. Immerhin besuchen viele Patienten die Homepage ihrer Ärzte, um die Rufnummer für den telefonisch zu vereinbarenden Termin herauszusuchen oder um sich über Öffnungszeiten zu informieren. Das ist die Gelegenheit für Arztpraxen, sich den innovativen Möglichkeiten der Online-Terminbuchung zu öffnen.

Online-Terminbuchung über die Praxishomepage

Die Möglichkeit der Online-Terminbuchung bietet viele Vorteile, sowohl für die Patienten, als auch für die Arztpraxis.

Vorteile für Kunden (Patienten)

Patienten, die telefonisch einen Termin bei ihrem Arzt vereinbaren, nehmen meistens den Termin, der ihnen genannt wird. Viele scheuen sich nach anderen Terminen zu fragen. Sie möchten die ausgelasteten Mitarbeiter am Telefon nicht unnötig beanspruchen. Dabei wünschen sich die meisten Patienten eine höhere Flexibilität bei ihren Arztterminen.

Mit einem Online-Terminkalender, der über die Praxis-Website zur Verfügung gestellt wird, sucht sich der Kunde ganz bequem den Termin heraus, der am besten in seine Tagespläne passt und bucht ihn über seinen Computer oder das Smartphone ein. Die Online-Terminbuchung erledigt der Patient zu jeder Tageszeit und sogar nachts, unabhängig von den Sprechzeiten. Online bedeutet in den meisten Fällen ‘rund um die Uhr’. Dafür muss sich der Kunde einer Arztpraxis nicht mal zuhause befinden. Er erledigt dies vom Café aus, zwischen seinen Einkäufen, während eines Spazierganges und sogar von seinem Urlaubsort aus. Diese Flexibilität wird den Patienten schnell an den Online-Terminkalender einer Arztpraxis gewöhnen und er wird seine Vorteile zu schätzen wissen. Besonders jungen Leuten mit langen Arbeitszeiten und vollen Terminplänen kommen Ärzte und Zahnärzte mit diesem attraktiven Termin-Tool sehr entgegen.

Vorteile für Arztpraxen

Die Vorteile für Mitarbeiter von Arztpraxen liegen auf der Hand: Das Telefonklingeln in der Praxis reduziert sich auf ein erträgliches Maß. Die Mitarbeiter haben mehr Zeit, den Arzt bei seiner Arbeit zu unterstützen und nehmen ihm möglicherweise Aufgaben ab. Die Pflege der Webseite wird anstelle der vielen Telefonate effektiver vorangetrieben. Darüber hinaus pflegen auch die Mitarbeiter der Arztpraxen den Online-Terminkalender. Es wird immer Patienten geben, die weniger technikaffin sind und lieber in der Praxis anrufen. Die vereinbarten Telefontermine fügen die Arztmitarbeiter einfach hinzu. Auch wenn aufgrund eines Arzttermins weitere Termine für den Patienten angeordnet werden, können diese vom Arztpersonal einfach in den Online-Kalender integriert werden.

Der Arzt selbst profitiert entschieden von der Nutzung des Online-Terminkalenders. Wenn er am Morgen in seinem Smartphone auf den Kalender schaut, weiß er, was ihn an diesem Tag erwartet. So kann er den Arbeitsablauf besser planen. Darüber hinaus bindet die Arztpraxis ihre Patienten so besser an ihre Termine. Telefonisch wird schnell mal ein Termin abgesagt oder verschoben.

Online-Terminvergabe in Arztpraxen: Welche Methoden gibt es?

• Methode Nr. 1 (Effektivste Methode): Am effektivsten gestaltet sich die Online-Terminvergabe in Arztpraxen mit nur einem einzigen Kalender. Dieser ist dann Bestandteil der Praxissoftware und verschafft sowohl Patienten als auch Arztpraxen den punktgenauen Überblick. Voraussetzung ist, dass der Hersteller ein nutzerfreundliches System bereitstellt, welches intuitiv bedienbar ist. Bei der Nutzerfreundlichkeit spielen auch Design und Optik des Systems eine erhebliche Rolle.
• Methode Nr. 2: Zwei separate Kalender werden genutzt. Der Online-Terminkalender wird separat zum Praxiskalender geführt. Dies würde einen unkomplizierten Einstieg ermöglichen, die manuelle Zusammenführung verursacht viel Arbeit und es kann zu Überschneidungen kommen.
• Methode Nr. 3: Beide Kalender, der Online-Terminkalender und der Praxiskalender, sind über eine Schnittstelle miteinander verbunden. Damit ist das manuelle Zusammenführen beider Kalender nicht mehr notwendig, was eine große Zeitersparnis für das Ärzteteam bedeutet.
• Noch ein Geheimtipp: Bisher wagen nur wenige moderne Arztpraxen einen weiteren Schritt. Sie bieten ihren Patienten für die Online-Terminvergabe eine App. Eine Termin-App macht den Patienten, die ohnehin besorgt wegen ihrer Krankheiten sind, das Leben ein Stück leichter.

Arztpraxis: Was ist bei Online-Terminvergabe zu beachten?

Ohne Zweifel hält die Online-Terminvergabe für Arztpraxis wie Patient viele Vorteile bereit. Bevor es an den Start geht, müssen zwei wesentliche Punkte in der Praxis umgesetzt werden: Datenschutzklausel und Geschäftsbedingungen.

Die Kunden müssen sicher sein, dass ihre Patienten-Daten in Online-Kalendern ausschließlich von den Arztpraxen verwendet werden. Dazu muss die Datenschutzklausel angepasst werden. Auf der anderen Seite sind auch Änderungen in den Geschäftsbedingungen vorzunehmen. Hier gibt es einen weiteren Vorteil für die Arztpraxen. Für den Fall, dass der Patient nicht zu dem online gebuchten Termin erscheint, kann ein Ausfallhonorar vereinbart werden. Damit ist der Patient mehr an seinen Termin gebunden. Der Arzt bleibt nicht auf Leerzeiten durch Nichterscheinen des Patienten sitzen.